Secretaria de Facultad – Ucsur

Ucsur

MISIÓN DEL PUESTO:
Coordinación, ejecución y supervisión de actividades de apoyo secretarial Director de Carrera de una Escuela Académico Profesional y velar por las buenas relaciones humanas e imagen del Vicerrectorado Académico

FUNCIONES:
Generales:
Realizar y elaborar trabajos en computadora, apoyar las actividades y funciones administrativas con discreción en el manejo de información.
Apoyar en las diversas actividades que generan los procesos y servicios de la Escuela Académica.
Comprender e interpretar normas, reglas e instrucciones y procedimientos para realizar acciones variables que si comprometen los objetivos del área.

Especificas:
Solicitar los documentos necesarios para la incorporación y postulación de docentes.
Elaborar los memos incorporación de docentes hacer el seguimiento respectivo.
Organizar la agenda del Director Académico
Atención a los alumnos, docentes y padres de familia (clientes externos e internos)
Atención y recepción de llamadas telefónicas de alumnos, docentes y padres de familia
Realizar llamadas telefónicas a los alumnos y profesores para coordinar citas académicas
Responder e-mails de solicitudes y/o consultas de alumnos y docentes
Envío de comunicados, información y noticias a los alumnos y/o profesores
Elaborar cartas dirigidas a empresas solicitando visita guiada con alumnos, cartas de presentación de prácticas pre-profesionales, agradecimiento, invitación y memorandos a las diferentes áreas de incorporación de docentes, entrevistas, reservas, reingresos y matrículas
Verificar que los sílabos tengan información correcta, de acuerdo a la malla curricular y acorde al calendario académico
Publicar los sílabos en el intranet
Elaborar Actas de Reuniones con alumnos y/ docentes
Solicitar al área de Planificación envío de usuarios y contraseñas de docentes nuevos
Impresión y sellados de sílabos
Impresión y fotocopiar documentos administrativos, exámenes de entrada, prácticas semanales, parciales y finales
Coordinación con Planificación y Secretaría Académica sobre solicitudes de aulas de docentes para recuperaciones de clases y certificar las fechas que recuperación de clases
Orientación a padres, alumnos y docentes sobre trámites de solicitudes
Tramitar justificaciones de inasistencias de alumnos, a la vez verificar el intranet las inasistencias
Llevar el control del avances de tareas asignadas al las diferentes áreas
Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la Escuela Académica.
Enviar la documentación a los usuarios del la Escuela Académica y realizar el seguimiento respectivo si lo amerita.
Tener actualizado la agenda de reuniones, el directorio de usuarios y el cuaderno de cargo del Director de Carrera.
Realizar los pedidos de útiles de oficina y el material para uso necesario.
Orientar al usuario que acude a la Dirección, con buen trato y calidez.

REQUISITOS DEL PUESTO
1. Educación:
Educación superior o técnica/Grado alcanzado: Técnico en administración secretarial.

Especializaciones/ Diplomados: Diploma de secretariado ejecutivo

Conocimientos complementarios: Capacitación en relaciones públicas y/o humanas.
Capacitación en computación
Office nivel intermedio

2. Experiencia:
Más de tres años de antigüedad en puestos de la misma rama o afín.
Experiencia en labores de secretariado bilingüe, taquigrafía, internet y correo electrónico.
Relaciones públicas.
Manejo de computadora personal, así como atención directa al público.

3. Otros requisitos:
Personalidad: Puntual, servicial, reservado, organizado, amigable
Edad de preferencia: Mayor 23 años
Sexo de preferencia: Femenino
Otros: idiomas: Inglés Básico

REQUISITOS

Universitario Título en Asistente de Gerencia / Secretariado.
Universitario Título en Administración.
Experiencia: en el área de Administración / Servicios Generales con 3 años de experiencia.
Idioma Inglés a nivel básico
Manejo de programas: Microsoft Excel a nivel intermedio, Microsoft Power Point a nivel intermedio, Microsoft Word a nivel intermedio.

 

To apply for this job email your details to reclutamiento.convocatoria2014@gmail.com

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